Inntektsmelding til Nav – hva er det, og hva skjer hvis den mangler?

Inntektsmeldingen er arbeidsgiverens opplysninger til Nav om lønnen din, fraværet og eventuell refusjon. Nav kan ikke starte behandlingen av sykepengene før den er kommet – mangler den, er det arbeidsgiveren du må purre på.

Hvis du blir sykmeldt over litt tid, er det mer enn sykmeldingen fra lege og søknaden din som avgjør når sykepengene kommer. For at Nav skal kunne beregne og betale ut sykepenger riktig, må arbeidsgiveren din sende en egen melding til Nav: inntektsmelding. Når den mangler, er det en av de vanligste grunnene til at utbetalinger blir forsinket – selv om alt annet er riktig levert.

I denne artikkelen forklarer jeg enkelt hva inntektsmeldingen er, hvorfor den er så viktig, hva arbeidsgiver skal gjøre – og hva du kan gjøre hvis inntektsmeldingen ikke blir sendt, eller blir sendt med feil.

Hva er en inntektsmelding?

Inntektsmeldingen er et skjema arbeidsgiver sender til Nav når du skal ha sykepenger (eller når arbeidsgiver skal ha refusjon). Den sendes digitalt, fra lønnssystemet eller fra Navs side for arbeidsgivere. Den inneholder opplysninger Nav trenger for å:

• fastsette sykepengegrunnlaget (hva sykepengene skal beregnes av)
• vite hvilken periode arbeidsgiver betaler (arbeidsgiverperioden)
• se om arbeidsgiver forskutterer lønn/sykepenger og krever refusjon
• håndtere endringer som gradert sykmelding, nytt fravær, permisjon eller lønnsendringer (ferie skal arbeidsgiveren ikke lenger oppgi i inntektsmeldingen)

Du kan tenke på inntektsmeldingen som “arbeidsgivers del” av dokumentasjonen. Sykmeldingen viser at du er arbeidsufør, søknaden din viser fraværet ditt – men inntektsmeldingen gir Nav tallgrunnlaget og arbeidsgiveropplysningene de må ha for å kunne betale riktig.

Når må arbeidsgiver sende inntektsmelding?

Hovedregelen er at arbeidsgiver sender inntektsmelding når Nav skal overta betalingen av sykepenger, altså når sykefraværet varer utover arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiverperioden er normalt 16 kalenderdager ved sammenhengende fravær. Nav ber arbeidsgiverne sende inntektsmeldingen så snart arbeidsgiverperioden er over – og det gjelder uansett om arbeidsgiveren betaler deg lønn videre eller ikke.

Arbeidsgiver kan også måtte sende inntektsmelding i andre situasjoner, for eksempel ved:

• gradert sykmelding der Nav skal betale for en del av fraværet
• endringer i fraværet (for eksempel ny periode, tilbake i jobb og så ny sykmelding) – det trengs en ny inntektsmelding for hver ny fraværsperiode, men ikke for hver nye sykmelding i et sammenhengende fravær
• når arbeidsgiver forskutterer og skal ha refusjon fra Nav
• dersom arbeidsgiver ikke betaler i arbeidsgiverperioden – da skal arbeidsgiveren begrunne i inntektsmeldingen hvorfor full lønn ikke er betalt

Vil du lese mer om hva arbeidsgiver faktisk plikter å gjøre i den første perioden, kan du se artikkelen om arbeidsgivers plikter ved sykefravær i arbeidsgiverperioden.

Hva inneholder inntektsmeldingen?

Inntektsmeldingen er mer enn bare “månedslønn”. Den gir Nav et helhetsbilde av arbeidsforholdet og betalingen. Ifølge Navs veiledning for arbeidsgivere inneholder den:

• Inntekt: beregnet månedslønn, som er gjennomsnittet av de tre siste kalendermånedene før du ble syk. Ved gradert fravær skal arbeidsgiveren likevel oppgi hele månedslønnen – også lønnen for den delen du fortsatt jobber
• Arbeidsgiverperioden: hvilke datoer arbeidsgiver har ansvar for å betale
• Refusjon: om arbeidsgiver krever refusjon fordi de forskutterer, hvor stort beløpet er, og om refusjonen skal stoppe eller endres på et tidspunkt
• Fraværsopplysninger: opplysninger Nav trenger for å forstå perioden
• Begrunnelse: hvis arbeidsgiveren ikke betaler full lønn i arbeidsgiverperioden, skal grunnen stå i meldingen

Hvordan sykepenger beregnes for “vanlige arbeidstakere” (med utgangspunkt i inntekt og regelverket) kan du lese mer om her: hvordan sykepenger beregnes for vanlige arbeidstakere.

Hvorfor er inntektsmeldingen så viktig for utbetalingen?

Nav kan ikke starte behandlingen av sykepengesaken før inntektsmeldingen er kommet. Årsaken er enkel: Nav må vite hva de skal betale ut, og hvem som skal betale hva i hvilken periode. Uten inntektsmelding kan Nav mangle:

• nødvendige inntektsopplysninger for korrekt beregning
• korrekt avklaring av arbeidsgiverperioden
• informasjon om refusjon eller forskuttering

Resultatet er ofte at saken blir stående på vent, og at utbetalingen blir forsinket – selv om du har levert alt du skal. Motsatt går det ofte raskt når meldingen først er kommet: Nav oppgir at 70 prosent av søknadene behandles automatisk så snart inntektsmeldingen er mottatt, og da kan svaret komme samme dag. Den forventede saksbehandlingstiden på fem uker regnes fra Nav har fått all nødvendig dokumentasjon – inntektsmeldingen medregnet.

Hva skjer hvis inntektsmeldingen mangler?

Hvis inntektsmeldingen ikke kommer inn, skjer dette ofte i praksis:

• Nav kan ikke starte behandlingen av saken, og utbetaling kan bli forsinket.
• Arbeidsgiver får vanligvis beskjed/varsel om at inntektsmelding mangler (typisk via Altinn).
• Du kan oppleve at status på saken står som “venter på inntektsmelding” eller at Nav ber deg kontakte arbeidsgiver.

Det betyr ikke at du mister rettighetene dine, men det kan bety at du må være litt aktiv for å få fart på prosessen.

Hva kan du gjøre hvis inntektsmeldingen ikke blir sendt?

Her er en praktisk fremgangsmåte som fungerer for de fleste:

1) Ta kontakt med riktig person hos arbeidsgiver

Start med lønn/HR/regnskap – ikke med nærmeste leder alene. Mange ledere kan ikke sende inntektsmelding selv. Spør konkret:

• “Kan dere sende inntektsmelding til Nav for sykefraværet mitt fra dato X?”
• “Nav venter på inntektsmelding for å behandle sykepenger etter arbeidsgiverperioden.”

2) Be om bekreftelse på at den er sendt

Det er lov å være tydelig og hyggelig samtidig. Be om en kort bekreftelse på e-post eller i en melding når inntektsmeldingen er sendt, og hvilket datointervall den gjelder.

3) Sjekk om den kan være sendt feil

Noen ganger er den “sendt”, men Nav mangler fortsatt noe. Typiske feil kan være:

• feil datoer i arbeidsgiverperioden
• manglende opplysninger om refusjon/forskuttering
• feil inntektsgrunnlag hvis du nylig har endret stilling, lønn eller arbeidstid
• bare en del av lønnen oppgitt ved gradert sykmelding
• feil ved nytt fravær etter kortvarig tilbakekomst i jobb

4) Hvis arbeidsgiver trenerer eller nekter

Hvis arbeidsgiver ikke følger opp, kan du be Nav om veiledning og samtidig varsle arbeidsgiver om at forsinkelsen gir deg økonomiske problemer. I noen tilfeller henger dette sammen med konflikt eller uenighet om sykefraværet. Da kan det være nyttig å lese når arbeidsgiver bestrider sykefraværet – rettigheter, plikter og typiske konflikter.

Kan arbeidsgiver la være å sende inntektsmelding fordi de er uenige i sykefraværet?

Arbeidsgiver kan stille spørsmål ved sykefravær og la være å betale i arbeidsgiverperioden, men det betyr ikke at saken “forsvinner” – eller at inntektsmeldingen kan droppes. Navs fremgangsmåte er at arbeidsgiveren sender inntektsmelding om at sykepenger i arbeidsgiverperioden ikke er utbetalt, med begrunnelse, og i tillegg et brev til Nav om hvilken periode som ikke godtas. Inntektsmeldingen (med korrekte opplysninger) er en del av det som gjør at Nav kan vurdere og behandle saken. Nav tar likevel bare stilling til arbeidsgiverperioden hvis du selv ber Nav om å betale for den.

Inntektsmelding, egenmelding og hyppig korttidsfravær

Mange blir forvirret av forholdet mellom egenmelding, sykmelding og inntektsmelding. Egenmelding er det du bruker ved kortere fravær (når du har rett til det), mens inntektsmelding er arbeidsgivers rapportering til Nav ved sykepenger som Nav skal være med å betale. Har du brukt egenmeldingsdager i starten av fraværet, er det arbeidsgiveren som oppgir dem i inntektsmeldingen som en del av arbeidsgiverperioden.

Hyppig korttidsfravær kan i noen tilfeller føre til at arbeidsgiver krever sykmelding tidligere enn du er vant til, eller at de ønsker tettere oppfølging. Det kan indirekte påvirke hva som rapporteres og hvordan fravær blir registrert. Les mer om egenmelding og hyppig korttidsfravær – når kan arbeidsgiver kreve sykmelding?

Tidslinje: Når er inntektsmelding ofte aktuell?

Slik gjør du det enklere for både deg og arbeidsgiver

• Vær tidlig ute: Hvis du ser at fraværet kan bli langt, kan du allerede i starten spørre hvem som sender inntektsmelding.
• Gi konkrete datoer: Oppgi første fraværsdag og når arbeidsgiverperioden er over.
• Hold dialogen ryddig: Be om bekreftelse når inntektsmelding er sendt eller korrigert.
• Følg opp hvis det drøyer: Det er bedre med en vennlig påminnelse enn å vente i flere uker uten inntekt.

Inntektsmelding er arbeidsgivers melding til Nav som gjør at Nav kan beregne og betale sykepenger korrekt. Den blir særlig viktig når sykefraværet går utover arbeidsgiverperioden, eller når arbeidsgiver forskutterer og skal ha refusjon. Hvis inntektsmeldingen mangler eller er feil, kan utbetalingen bli forsinket. Det smarteste du kan gjøre er å kontakte riktig person hos arbeidsgiver tidlig, be om bekreftelse på at inntektsmeldingen er sendt, og følge opp raskt hvis Nav fortsatt venter. Da unngår du mange av de vanligste forsinkelsene i sykepengesaker.