Oppfølgingsplan, dialogmøter og samarbeidet mellom arbeidsgiver, Nav og fastlege

Arbeidsgiveren skal lage oppfølgingsplanen sammen med deg senest etter fire uker og sende den til legen. Er du helt sykmeldt, skal arbeidsgiveren holde dialogmøte senest innen sju uker, og Nav skal holde dialogmøte 2 senest ved 26 uker.

Når en ansatt blir sykmeldt over tid, handler sykefravær om mer enn penger inn og ut. Det handler like mye om samarbeid. Arbeidsgiver, Nav og fastlege har ulike roller, men felles mål: at den som er syk skal få en best mulig og mest mulig trygg vei tilbake i jobb.

I Norge er det klare regler for oppfølgingsplan, dialogmøter og hvordan partene skal samarbeide. Mange arbeidstakere vet at slike møter finnes, men er usikre på hva de betyr i praksis. Arbeidsgivere føler ofte at kravene er mange, og fastleger opplever tidvis at forventningene er uklare.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hva en oppfølgingsplan er, når den skal lages, hvordan dialogmøtene fungerer, og hva som forventes av arbeidsgiver, Nav og fastlege i oppfølgingen av sykmeldte.

Hvorfor så mye fokus på oppfølging ved sykefravær?

Bak alle frister og skjemaer ligger en enkel tanke: Jo tidligere og bedre sykefraværet følges opp, jo større er sjansen for at den som er syk kan komme tilbake i jobb – helt eller delvis. Langvarig fravær uten kontakt med arbeidsgiver øker risikoen for at avstanden til arbeidsplassen blir for stor.

Oppfølgingsplan, dialogmøter og krav til samarbeid skal:

• sikre dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker,
• avklare muligheter for tilrettelegging og gradert arbeid,
• gi fastlegen og Nav et tydelig bilde av arbeidssituasjonen,
• forebygge at midlertidig sykefravær utvikler seg til varig utstøting fra arbeidslivet.

Det er derfor oppfølgingen starter tidlig – ofte før mange rekker å tenke på sykepenger som «langvarig» fravær. Hvilke frister som gjelder når, går fram av tidslinjen for oppfølgingen: fire uker, sju uker, åtte uker og 26 uker.

Oppfølgingsplan – et verktøy, mer enn et skjema

Oppfølgingsplanen er et skriftlig dokument arbeidsgiver og arbeidstaker lager sammen ved lengre sykefravær. Den skal beskrive situasjonen, hvilke arbeidsoppgaver som er aktuelle, og hvilke tiltak som kan gjøre det mulig å jobbe helt eller delvis.

Planen skal typisk inneholde:

• en kort beskrivelse av arbeidsoppgavene den ansatte har til vanlig,
• hvilke oppgaver som fortsatt kan utføres, og hvilke som er vanskelige nå,
• mulige tilretteleggingstiltak (endret arbeidstid, andre oppgaver, hjemmekontor osv.),
• mål for videre oppfølging – for eksempel forsiktig opptrapping av arbeidstid,
• avtaler om videre kontakt og evaluering.

Poenget med oppfølgingsplanen er ikke å presse noen tilbake i jobb for tidlig, men å ha en felles oversikt over hva som faktisk er mulig – og hva som ikke er det. Den skal være konkret og realistisk, ikke en liste med fine ord som aldri brukes.

Når skal oppfølgingsplanen lages – og hvem har ansvaret?

Arbeidsgiver har ansvaret for å lage oppfølgingsplanen sammen med den sykmeldte. Planen skal være klar senest når den ansatte har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker, med mindre det er åpenbart unødvendig fordi fraværet blir kortvarig.

Fristen på fire uker står i arbeidsmiljøloven § 4-6, men det er lurt å starte tidligere, særlig hvis det fra starten av er klart at sykefraværet blir noe mer enn et par uker. I praksis betyr det at arbeidsgiver bør ta kontakt med den sykmeldte tidlig, og begynne å diskutere arbeidssituasjon og muligheter for tilrettelegging allerede i arbeidsgiverperioden.

Arbeidstaker har på sin side plikt til å medvirke. Det betyr at den som er sykmeldt skal bidra i dialogen så langt helsetilstanden tillater det, gi relevant informasjon om hva som er mulig, og møte opp til avtalte møter med arbeidsgiver og senere Nav, så langt det lar seg gjøre.

Hvordan brukes oppfølgingsplanen videre?

Oppfølgingsplanen er ikke noe som lages én gang og så legges i en skuff. Den skal brukes aktivt i videre oppfølging, blant annet:

• som grunnlag i dialogmøter på arbeidsplassen,
• som informasjon til fastlege og Nav om arbeidssituasjonen,
• som utgangspunkt for å justere tiltak når situasjonen endrer seg.

Oppfølgingsplanen skal sendes til sykmelder – ofte fastlegen – så snart den er laget, og senest etter fire uker. Til Nav skal en oppdatert plan sendes senest en uke før dialogmøter som Nav innkaller til, og ellers når Nav ber om den. Regjeringen har foreslått at planen skal sendes til Nav allerede etter fire uker, men det er ikke vedtatt. På den måten får både Nav og behandler bedre innsikt i hva slags arbeid den sykmeldte faktisk har, og hvilke tilpasninger som allerede er prøvd eller vurdert.

Dialogmøte på arbeidsplassen – hva er det, og når kommer det?

Det første formelle dialogmøtet skjer som regel på arbeidsplassen. Er du helt sykmeldt, skal arbeidsgiver innkalle til dette møtet senest innen sju uker. Er du gradert sykmeldt, holdes det når du, arbeidsgiver eller sykmelder mener det er hensiktsmessig. I dette møtet deltar arbeidsgiver og den sykmeldte. Sykmelder deltar hvis du ønsker det, og Nav, bedriftshelsetjenesten eller andre kan delta hvis du eller arbeidsgiver ønsker det. Målet er å snakke konkret om arbeidssituasjonen, helse, muligheter for tilrettelegging og videre plan.

Typiske tema i dialogmøtet er:

• Hvordan fungerer arbeidssituasjonen nå – helt ute av jobb, gradert, eller tilbake med tilpasninger?
• Hva sier oppfølgingsplanen så langt, og trenger den justering?
• Hvilke konkrete tiltak kan prøves i tiden fremover?
• Er det behov for at Nav kobles tettere på, for eksempel ved arbeidsrettede tiltak?

Dialogmøtet på arbeidsplassen skal være en arena for å finne løsninger. Det er ikke et «kontrollmøte» der den sykmeldte må forsvare at man er syk, men et møte der man prøver å se hva som kan gjøres i praksis.

Dialogmøte hos Nav – når Nav kommer mer aktivt inn

Senest når sykefraværet har vart i 26 uker, skal Nav holde et dialogmøte med deg og arbeidsgiveren (dialogmøte 2), med mindre det er åpenbart unødvendig. Du, arbeidsgiver, sykmelder eller Nav kan kreve at møtet holdes tidligere. Da møtes som regel Nav-veileder, den sykmeldte og arbeidsgiver. Fastlegen eller en annen sykmelder deltar hvis Nav mener det er hensiktsmessig. Målet er å se på helheten – både medisinsk, arbeidsmessig og praktisk.

I dialogmøtet hos Nav ser man ofte på:

• oppdatert helseinformasjon fra fastlegen (uten å gå i detaljer som ikke er relevante for arbeidsevnen),
• oppfølgingsplanen og erfaringene fra tilrettelegging som er forsøkt,
• tilrettelegging som gradert arbeid, endrede oppgaver eller hjelpemidler, og eventuelt arbeidsrettede tiltak fra Nav,
• videre plan: hvor lenge man ser for seg sykmelding, og hva som må til for å komme videre.

Den sykmeldte kan også be Nav om dialogmøte hvis man selv opplever behov for det – også et nytt møte etter dialogmøte 2 – for eksempel hvis samarbeidet med arbeidsgiver er vanskelig, eller man er usikker på hva Nav forventer.

Fastlegens rolle – mer enn bare å skrive sykmelding

Fastlegen er den som formelt sykmelder og vurderer arbeidsuførhet, men rollen er større enn bare å krysse av på et digitalt skjema. Fastlegen skal også ta stilling til om det er grunnlag for gradert sykmelding, og gi en medisinsk begrunnelse som Nav og arbeidsgiver kan forstå når arbeidsevnen skal vurderes. Er du helt sykmeldt i åtte uker, må legen begrunne i sykmeldingen hvorfor medisinske grunner er til hinder for arbeidsrelatert aktivitet.

I dialogmøter kan fastlegen bidra med:

• å forklare hvilke hensyn som må tas i jobbsituasjonen (for eksempel begrensninger på løft, stress, skiftarbeid eller arbeidstid),
• å gi råd om hva slags type arbeid eller tilrettelegging som er medisinsk forsvarlig,
• å vurdere om videre sykmelding er riktig, eller om andre løsninger er bedre.

Samtidig er det ikke fastlegen som skal detaljstyre selve arbeidsplassen. Fastlegen kjenner helsen, arbeidsgiver kjenner jobben, og Nav kjenner regelverket og muligheten for tiltak. Samarbeidet fungerer best når alle holder seg til sin rolle, men samtidig er åpne for dialog.

Arbeidsgivers ansvar i samarbeidet

Arbeidsgiver har et tydelig ansvar for å ta initiativ og holde i trådene når det gjelder oppfølging av sykmeldte. Dette innebærer blant annet å:

• ta tidlig kontakt med den sykmeldte,
• utarbeide og oppdatere oppfølgingsplanen i samarbeid med arbeidstakeren,
• innkalle til dialogmøter på arbeidsplassen innen fristene,
• vurdere og gjennomføre tilrettelegging og justering av arbeidsoppgaver,
• delta i dialogmøtene Nav innkaller til – det har arbeidsgiver plikt til.

Det forventes ikke at arbeidsgiver skal være medisinsk ekspert, men at man tar arbeidsgiverrollen på alvor: lytter til den sykmeldte, prøver tiltak som er realistiske, og dokumenterer det som gjøres.

Den sykmeldtes plikt til å medvirke

Den som er sykmeldt har plikter i tillegg til rettighetene. Medvirkningsplikten betyr at du som arbeidstaker skal:

• delta i dialog med arbeidsgiver så langt helsen tillater,
• gi relevant informasjon om hva du tror du kan klare og hva som er vanskelig,
• møte opp til avtalt dialogmøte og Nav-møte, eller gi beskjed hvis helsen hindrer deg i å delta,
• være villig til å prøve gradert arbeid og tilrettelegging når det er medisinsk forsvarlig.

Hvis du uten rimelig grunn ikke medvirker, kan det i ytterste konsekvens påvirke retten til sykepenger. Det skal ikke brukes som «trussel», men er en påminnelse om at ordningen bygger på at alle parter deltar aktivt.

Navs rolle – kontroll og støtte på samme tid

Nav skal både forvalte regelverket for sykepenger og bidra til at flest mulig kan være i arbeid. I oppfølgingen av sykmeldte har Nav flere oppgaver:

• vurdere og fatte vedtak om sykepenger,
• holde dialogmøte 2 senest ved 26 uker, og et nytt dialogmøte hvis noen krever det,
• veilede både den sykmeldte og arbeidsgiver om rettigheter og plikter,
• tilby arbeidsrettede tiltak der det er aktuelt, for eksempel arbeidsutprøving eller hjelpemidler,
• vurdere videre løp hvis sykepengeperioden nærmer seg slutten – Nav sier fra når det er mindre enn 90 arbeidsdager igjen.

Oppfølgingsplanen og informasjon fra dialogmøter er viktige hjelpemidler for Nav når de skal ta stilling til både medisinsk og arbeidsrelatert situasjon. Godt forarbeid hos arbeidsgiver og åpenhet fra den sykmeldte gjør Navs jobb enklere – og øker sjansen for gode løsninger.

Hva hvis samarbeidet ikke fungerer?

Selv med gode regler og klare roller går ikke samarbeidet alltid på skinner. Noen opplever at arbeidsgiver ikke følger opp, andre synes Nav er for strenge, eller føler at fastlegen ikke forstår arbeidssituasjonen.

I slike situasjoner kan du blant annet:

• ta kontakt med tillitsvalgt eller verneombud hvis oppfølgingen fra arbeidsgiver svikter,
• be Nav om dialogmøte hvis du føler at situasjonen låser seg,
• snakke med fastlegen om hvordan sykmeldingen kan beskrive arbeidsevnen tydeligere,
• be om at bedriftshelsetjenesten kobles på hvis dere har det.

Noen ganger er det nok at partene får satt seg ned rundt samme bord med en Nav-veileder til stede, og får ryddet opp i misforståelser og forventninger.

Oppsummerende om samspill og ansvar

Oppfølgingsplaner, dialogmøter og samarbeidet mellom arbeidsgiver, Nav og fastlege kan oppleves som mye administrasjon når man står midt i et sykefravær. Men når ordningen brukes slik den er tenkt, er dette virkemidler som skal gjøre det tryggere å være syk – og lettere å komme tilbake i jobb på en måte som er forsvarlig.

Arbeidsgiver kjenner jobben, fastlegen kjenner helsen, Nav kjenner regelverket, og den sykmeldte kjenner sin egen hverdag. Når alle disse perspektivene møtes i en god oppfølgingsplan og i dialogmøter med reell åpenhet, øker sjansen for at løsningen blir best mulig for både arbeidstaker og arbeidsplass.