Når en ansatt blir syk, er det arbeidsgiver som har det økonomiske ansvaret de første dagene. Denne perioden kalles arbeidsgiverperioden, og mange arbeidsgivere er usikre på hva de faktisk plikter å gjøre – både når det gjelder utbetaling av sykepenger og oppfølging av den ansatte.

I tillegg til å betale sykepenger skal arbeidsgiver følge opp den sykmeldte, vurdere tilrettelegging og sørge for god dialog. Pliktene er regulert både i folketrygdloven og arbeidsmiljøloven, og det er ikke valgfritt om man vil følge dem eller ikke.

I denne artikkelen går vi gjennom hva arbeidsgiverperioden er, hvilke plikter arbeidsgiver har overfor den ansatte, hvordan sykepengene beregnes i denne perioden og hva som bør gjøres for at både arbeidsgiver og ansatt stiller best mulig videre inn i sykefraværet.

Hva er arbeidsgiverperioden?

Arbeidsgiverperioden er de første 16 kalenderdagene av et sykefravær. Perioden regnes fra og med første hele fraværsdag der den ansatte skulle vært på jobb, og omfatter både arbeidsdager, helg og fridager.

Hovedregelen er enkel: Blir en ansatt syk, er det arbeidsgiver som skal betale sykepenger i inntil 16 kalenderdager, så lenge vilkårene for sykepenger er oppfylt. Etter dette kan den ansatte ha rett til sykepenger fra NAV.

Det er også noen viktige detaljer å være klar over:

  • Den ansatte må ha vært i arbeid i minst fire uker hos arbeidsgiver før sykefraværet for å ha rett til sykepenger i arbeidsgiverperioden.
  • Dokumentasjon kan være egenmelding eller sykmelding, avhengig av bedriftsreglene og lengden på fraværet.
  • Hvis den ansatte kommer tilbake i jobb og blir syk igjen før det har gått 16 kalenderdager, blir det normalt ikke en ny arbeidsgiverperiode – det regnes som en fortsettelse av samme sykefravær.

Plikt til å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden

Den mest konkrete plikten i arbeidsgiverperioden er å betale sykepenger til den ansatte. For arbeidstakere som oppfyller vilkårene, skal arbeidsgiver utbetale sykepenger tilsvarende full lønn, begrenset oppad til 6 ganger grunnbeløpet i folketrygden.

Mange arbeidsgivere velger å betale full lønn også for den delen som ligger over 6G, men dette er i så fall en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, ofte regulert i arbeidsavtale eller tariffavtale. NAV refunderer ikke denne delen senere, selv om arbeidsgiver forskutterer sykepenger etter arbeidsgiverperioden.

I arbeidsgiverperioden er det altså arbeidsgiver som bærer kostnaden. Det gjelder uansett om sykefraværet blir kort og avsluttes i løpet av de 16 dagene, eller om det varer så lenge at NAV senere overtar utbetalingen.

Dokumentasjon: egenmelding og sykmelding

Arbeidsgiver har plikt til å forholde seg til reglene om egenmelding og sykmelding i virksomheten. Den ansatte kan som hovedregel bruke egenmelding i et visst antall dager, men arbeidsgiver kan kreve sykmelding fra lege ved lengre fravær eller ved behov for nærmere dokumentasjon.

Arbeidsgiver må:

  • Ha klare rutiner for hvordan egenmelding skal leveres og håndteres.
  • Informere ansatte om hvordan fravær skal meldes inn, og til hvem.
  • Be om sykmelding der det er nødvendig og hjemmel for det, for eksempel ved hyppig fravær eller der fraværet varer utover rammene for egenmelding.

Det er ikke lov å «ignorere» en sykmelding eller nekte å godta den fordi man er uenig i vurderingen. Er arbeidsgiver i tvil, finnes det egne regler for kontrollundersøkelse, men det er ikke arbeidsgiver som avgjør om den ansatte er syk eller ikke.

Arbeidsgivers plikt til oppfølging fra første dag

Arbeidsgiver har ikke bare plikt til å betale sykepenger – det er også en klar plikt til å følge opp den sykmeldte. Denne plikten starter i praksis med en gang sykefraværet oppstår, selv om enkelte lovpålagte frister ligger noe senere enn arbeidsgiverperioden.

Arbeidsgiver skal:

  • Ta tidlig kontakt med den sykmeldte og holde dialog gjennom fraværet.
  • Kartlegge om det finnes muligheter for tilrettelegging eller gradert arbeid i stedet for fullt fravær.
  • Vurdere endringer i oppgaver, arbeidstid eller arbeidssted dersom det kan bidra til at den ansatte kan være i aktivitet.

Disse pliktene gjelder uansett om den ansatte er sykmeldt 100 prosent eller gradert sykmeldt. Hensikten er å hindre unødig langvarig fravær og å støtte den sykmeldte tilbake i arbeid så tidlig som det er forsvarlig.

Oppfølgingsplan innen fire uker – starter i arbeidsgiverperioden

Hvis arbeidstakeren fortsatt er helt eller delvis sykmeldt etter noen uker, skal arbeidsgiver lage en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte. Planen skal være utarbeidet senest innen fire uker etter at den ansatte ble sykmeldt, med mindre det er åpenbart unødvendig, for eksempel ved svært kort forventet sykefravær.

Selv om fristen på fire uker ligger litt etter arbeidsgiverperioden, begynner arbeidet med oppfølgingsplanen ofte nettopp i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver bør tidlig:

  • Snakke med den sykmeldte om arbeidssituasjonen.
  • Kartlegge hva som er mulig, og hva som er vanskelig.
  • Notere mulige tiltak og tilpasninger, som senere kan inn i en formell plan.

Oppfølgingsplanen skal blant annet beskrive arbeidsoppgaver, mulighet for tilrettelegging, eventuelt behov for endringer i arbeidstid, og en vurdering av når og hvordan den ansatte kan komme tilbake i arbeid helt eller delvis.

Dialogmøte og videre oppfølging – plikter som fortsetter etter dag 16

Selv om artikkelen handler om arbeidsgiverperioden, henger pliktene i denne perioden tett sammen med det som skjer senere. Allerede tidlig i sykefraværet bør arbeidsgiver tenke frem mot dialogmøte og fortsatt oppfølging.

For helt sykmeldte skal arbeidsgiver vanligvis innkalle til et dialogmøte på arbeidsplassen senest innen sju uker. I dette møtet deltar den sykmeldte, arbeidsgiver og ofte bedriftshelsetjeneste eller annen relevant person. Oppfølgingsplanen skal være et grunnlag for møtet.

Selv om dette ligger utenfor selve arbeidsgiverperioden, er mye av forarbeidet gjort nettopp i løpet av de første 16 dagene – gjennom kontakt, kartlegging og tilrettelegging.

Tilretteleggingsplikt – arbeidsgiver må vurdere alternative løsninger

Arbeidsgiver har en generell plikt til å tilrettelegge arbeidet så langt det er mulig, slik at arbeidstakere med redusert arbeidsevne kan være i jobb. Dette gjelder også ved sykefravær.

I arbeidsgiverperioden bør arbeidsgiver derfor:

  • Vurdere om den ansatte kan jobbe delvis, for eksempel i redusert stilling eller med lettere oppgaver.
  • Se på om arbeidsoppgavene kan omfordeles midlertidig.
  • Vurdere tekniske eller organisatoriske tilpasninger som gjør arbeid mulig.

Det er ikke et krav om å skape en helt ny stilling, men arbeidsgiver må kunne vise at mulighetene for tilrettelegging er vurdert seriøst. Dette gjelder også der arbeidsgiverperioden er kort og det virker fristende å «vente og se» om den ansatte blir frisk igjen uten tiltak.

Inntektsmelding til NAV – plikt ved lengre sykefravær

Hvis sykefraværet varer lenger enn arbeidsgiverperioden, er arbeidsgiver også ansvarlig for å sende inntektsmelding til NAV. Inntektsmeldingen brukes av NAV når de skal beregne sykepenger etter dag 16, og når arbeidsgiver eventuelt ber om refusjon for forskutterte sykepenger utover arbeidsgiverperioden.

Inntektsmeldingen skal sendes så snart arbeidsgiverperioden er over, og den må være korrekt utfylt. Arbeidsgiver skal blant annet oppgi:

  • Arbeidstakers inntekt, slik den skal legges til grunn for sykepengeberegning.
  • Arbeidsgiverperiodens datoer.
  • Om arbeidsgiver forskutterer sykepenger etter arbeidsgiverperioden, og eventuelt krever refusjon.

Feil i inntektsmeldingen kan føre til forsinkelser eller feilutbetalinger, både for den ansatte og for arbeidsgiver. Det er derfor en viktig del av arbeidsgivers plikter å sørge for korrekt og rask innsending.

Refusjon, fritak og forsikring – økonomiske ordninger for arbeidsgiver

Noen arbeidsgivere kan få helt eller delvis fritak for å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden, eller få refusjon for det de har betalt. Dette gjelder for eksempel ved:

  • Langvarig eller kronisk sykdom hos den ansatte, som gir hyppige sykefravær.
  • Graviditet, der sykefraværet henger sammen med svangerskapet.

I tillegg finnes det ordninger med forsikring mot sykepengeansvar, særlig rettet mot små bedrifter. Slike ordninger kan redusere den økonomiske risikoen ved sykefravær, men de fritar ikke arbeidsgiver for plikten til å følge opp den sykmeldte eller til å betale ut sykepenger i første omgang.

Selv om dette først og fremst handler om arbeidsgivers rettigheter, henger det tett sammen med plikten til å betale sykepenger. Mange små arbeidsgivere undervurderer hvor hardt et lengre sykefravær kan slå økonomisk, og det kan derfor være lurt å kjenne til disse ordningene.

Dokumentasjon og rutiner – slik står du sterkere som arbeidsgiver

God dokumentasjon er en viktig del av arbeidsgivers plikter i arbeidsgiverperioden. Det handler ikke bare om å «ha papirene i orden», men også om å sikre at både arbeidsgiver og ansatt har en felles forståelse av hva som er gjort.

Som arbeidsgiver bør du:

  • Føre oversikt over fraværsdager, og hva som er dokumentert med egenmelding og sykmelding.
  • Notere kontakt med den sykmeldte – samtaler, avtaler og forslag til tilrettelegging.
  • Lagre oppfølgingsplanen og oppdateringer av den på et sted der både leder og HR lett finner den.

Dette gir et godt grunnlag hvis NAV eller andre ber om dokumentasjon på oppfølgingen. Det gjør det også enklere å se hele forløpet i ettertid, både hvis sykefraværet blir langvarig og dersom det senere oppstår diskusjoner om oppfølgingsarbeidet.

Konsekvenser ved brudd på pliktene

Arbeidsgivers plikter i arbeidsgiverperioden er ikke bare «anbefalinger». Manglende utbetaling av sykepenger kan utløse krav fra den ansatte, og mangelfull oppfølging kan få betydning i saker om oppsigelse, arbeidsmiljø og tilsyn.

Ved alvorlig svikt i oppfølgingen kan Arbeidstilsynet reagere, og i enkelte tilfeller kan manglende tilrettelegging og oppfølging svekke arbeidsgivers standpunkt dersom det senere blir konflikt om arbeidsforholdet. Det er derfor både juridisk og praktisk fornuftig å ta pliktene på alvor.

Samtidig er god oppfølging som regel den beste måten å redusere sykefravær på. Rask kontakt, reell vilje til tilrettelegging og tydelige rutiner for sykefravær gjør arbeidsgiverperioden mer oversiktlig for begge parter, og legger et bedre grunnlag for at den ansatte kan komme trygt tilbake i jobb.