Arbeidsgivers plikter ved sykefravær i arbeidsgiverperioden

Arbeidsgiveren betaler sykepenger de første 16 kalenderdagene, opptil 819 294 kr i året (6G), og skal følge opp den sykmeldte fra første dag. Oppfølgingsplanen skal være klar senest etter fire uker, og inntektsmeldingen sendes når arbeidsgiverperioden er over.

Når en ansatt blir syk, er det arbeidsgiver som har det økonomiske ansvaret de første dagene. Denne perioden kalles arbeidsgiverperioden, og mange arbeidsgivere er usikre på hva de faktisk plikter å gjøre – både når det gjelder utbetaling av sykepenger og oppfølging av den ansatte.

I tillegg til å betale sykepenger skal arbeidsgiver følge opp den sykmeldte, vurdere tilrettelegging og sørge for god dialog. Pliktene er regulert både i folketrygdloven og arbeidsmiljøloven, og det er ikke valgfritt om man vil følge dem eller ikke.

I denne artikkelen går vi gjennom hva arbeidsgiverperioden er, hvilke plikter arbeidsgiver har overfor den ansatte, hvordan sykepengene beregnes i denne perioden og hva som bør gjøres for at både arbeidsgiver og ansatt stiller best mulig videre inn i sykefraværet.

Hva er arbeidsgiverperioden?

Arbeidsgiverperioden er de første 16 kalenderdagene av et sykefravær. Perioden regnes fra og med første hele fraværsdag som skyldes arbeidsuførhet – ved gradert sykmelding fra første dag med delvis sykmelding – og omfatter både arbeidsdager, helg og fridager. Den kan ikke starte på en fridag, og arbeidsgiver betaler bare for de dagene den ansatte skulle ha jobbet.

Hovedregelen er enkel: Blir en ansatt syk, er det arbeidsgiver som skal betale sykepenger i inntil 16 kalenderdager, så lenge vilkårene for sykepenger er oppfylt. Etter dette kan den ansatte ha rett til sykepenger fra Nav.

Det er også noen viktige detaljer å være klar over:

• Den ansatte må ha vært ansatt i minst fire uker hos arbeidsgiver før sykefraværet for å ha rett til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Er kravet ikke oppfylt, kan den ansatte søke Nav om sykepenger fra første dag.
• Dokumentasjon kan være egenmelding eller sykmelding, avhengig av bedriftsreglene og lengden på fraværet.
• Hvis den ansatte kommer tilbake i jobb og blir syk igjen før det har gått 16 kalenderdager, blir det normalt ikke en ny arbeidsgiverperiode – det regnes som en fortsettelse av samme sykefravær.

Plikt til å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden

Den mest konkrete plikten i arbeidsgiverperioden er å betale sykepenger til den ansatte. For arbeidstakere som oppfyller vilkårene, skal arbeidsgiver utbetale sykepenger tilsvarende full lønn, begrenset oppad til 6 ganger grunnbeløpet i folketrygden – 819 294 kr i året fra 1. mai 2026.

Mange arbeidsgivere velger å betale full lønn også for den delen som ligger over 6G, men dette er i så fall en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, ofte regulert i arbeidsavtale eller tariffavtale. Nav refunderer ikke denne delen senere, selv om arbeidsgiver forskutterer sykepenger etter arbeidsgiverperioden.

I arbeidsgiverperioden er det altså arbeidsgiver som bærer kostnaden. Det gjelder uansett om sykefraværet blir kort og avsluttes i løpet av de 16 dagene, eller om det varer så lenge at Nav senere overtar utbetalingen.

Dokumentasjon: egenmelding og sykmelding

Arbeidsgiver har plikt til å forholde seg til reglene om egenmelding og sykmelding i virksomheten. Den ansatte kan som hovedregel bruke egenmelding i et visst antall dager, men arbeidsgiver kan kreve sykmelding fra lege ved lengre fravær eller ved behov for nærmere dokumentasjon.

Arbeidsgiver må:

• Ha klare rutiner for hvordan egenmelding skal leveres og håndteres.
• Informere ansatte om hvordan fravær skal meldes inn, og til hvem.
• Be om sykmelding der det er nødvendig og hjemmel for det, for eksempel ved hyppig fravær eller der fraværet varer utover rammene for egenmelding.

Det er ikke lov å «ignorere» en sykmelding. Men arbeidsgiver kan velge å ikke godta en sykmelding hvis det er god grunn til å mene at fraværet ikke skyldes sykdom eller skade, og la være å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Da skal arbeidsgiver snakke med den ansatte og ta notater, gi beskjed om at utbetalingen stanses, sende inntektsmelding om at sykepengene ikke er utbetalt og sende et brev til Nav med begrunnelse. Det er likevel ikke arbeidsgiver som har siste ord: Krever den ansatte at Nav utbetaler sykepengene i stedet for arbeidsgiver, tar Nav stilling – en vanlig søknad om sykepenger regnes ikke som et slikt krav. Får den ansatte medhold, betaler Nav og krever pengene tilbake fra arbeidsgiver. Arbeidsgiver kan klage innen tre uker, og opprettholder Nav vedtaket, går saken til Ankenemnda for sykepenger i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver har heller ikke rett til diagnosen og kan ikke selv hente opplysninger fra legen. Fremgangsmåten når arbeidsgiver bestrider sykefraværet har egne frister for begge parter.

Arbeidsgivers plikt til oppfølging fra første dag

I tillegg til å betale sykepenger har arbeidsgiver en klar plikt til å følge opp den sykmeldte. Denne plikten starter i praksis med en gang sykefraværet oppstår, selv om enkelte lovpålagte frister ligger noe senere enn arbeidsgiverperioden.

Arbeidsgiver skal:

• Ta tidlig kontakt med den sykmeldte og holde dialog gjennom fraværet.
• Kartlegge om det finnes muligheter for tilrettelegging eller gradert arbeid i stedet for fullt fravær.
• Vurdere endringer i oppgaver, arbeidstid eller arbeidssted dersom det kan bidra til at den ansatte kan være i aktivitet.

Disse pliktene gjelder uansett om den ansatte er sykmeldt 100 prosent eller gradert sykmeldt. Hensikten er å hindre unødig langvarig fravær og å støtte den sykmeldte tilbake i arbeid så tidlig som det er forsvarlig.

Oppfølgingsplan innen fire uker – starter i arbeidsgiverperioden

Hvis arbeidstakeren fortsatt er helt eller delvis sykmeldt etter noen uker, skal arbeidsgiver lage en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte. Planen skal være utarbeidet senest innen fire uker etter at den ansatte ble sykmeldt, med mindre det er åpenbart unødvendig, for eksempel ved svært kort forventet sykefravær. Planen skal sendes til sykmelder, altså legen, så snart den er laget.

Selv om fristen på fire uker ligger litt etter arbeidsgiverperioden, begynner arbeidet med oppfølgingsplanen ofte nettopp i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver bør tidlig:

• Snakke med den sykmeldte om arbeidssituasjonen.
• Kartlegge hva som er mulig, og hva som er vanskelig.
• Notere mulige tiltak og tilpasninger, som senere kan inn i en formell plan.

Oppfølgingsplanen skal blant annet beskrive arbeidsoppgaver, mulighet for tilrettelegging, eventuelt behov for endringer i arbeidstid, og en vurdering av når og hvordan den ansatte kan komme tilbake i arbeid helt eller delvis.

Dialogmøte og videre oppfølging – plikter som fortsetter etter dag 16

Selv om artikkelen handler om arbeidsgiverperioden, henger pliktene i denne perioden tett sammen med det som skjer senere. Allerede tidlig i sykefraværet bør arbeidsgiver tenke frem mot dialogmøte og fortsatt oppfølging.

For helt sykmeldte skal arbeidsgiver innkalle til et dialogmøte på arbeidsplassen senest innen sju uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved gradert sykmelding holdes møtet når arbeidsgiver, den ansatte eller sykmelder mener det er hensiktsmessig. I dette møtet deltar den sykmeldte og arbeidsgiver, og sykmelder hvis den ansatte ønsker det. Nav, bedriftshelsetjenesten eller andre kan delta hvis en av partene ønsker det. Oppfølgingsplanen skal være et grunnlag for møtet. Hele tidslinjen i sykefraværsoppfølgingen – fra fire uker til dialogmøte 2 med Nav senest ved 26 uker – bygger på dette arbeidet.

Selv om dette ligger utenfor selve arbeidsgiverperioden, er mye av forarbeidet gjort nettopp i løpet av de første 16 dagene – gjennom kontakt, kartlegging og tilrettelegging.

Tilretteleggingsplikt – arbeidsgiver må vurdere alternative løsninger

Arbeidsgiver har en generell plikt til å tilrettelegge arbeidet så langt det er mulig, slik at arbeidstakere med redusert arbeidsevne kan være i jobb. Dette gjelder også ved sykefravær.

I arbeidsgiverperioden bør arbeidsgiver derfor:

• Vurdere om den ansatte kan jobbe delvis, for eksempel i redusert stilling eller med lettere oppgaver.
• Se på om arbeidsoppgavene kan omfordeles midlertidig.
• Vurdere tekniske eller organisatoriske tilpasninger som gjør arbeid mulig.

Det er ikke et krav om å skape en helt ny stilling, men arbeidsgiver må kunne vise at mulighetene for tilrettelegging er vurdert seriøst. Dette gjelder også der arbeidsgiverperioden er kort og det virker fristende å «vente og se» om den ansatte blir frisk igjen uten tiltak.

Inntektsmelding til Nav – plikt ved lengre sykefravær

Hvis sykefraværet varer lenger enn arbeidsgiverperioden, er arbeidsgiver også ansvarlig for å sende inntektsmelding til Nav. Inntektsmeldingen brukes av Nav når de skal beregne sykepenger etter dag 16, og når arbeidsgiver eventuelt ber om refusjon for forskutterte sykepenger utover arbeidsgiverperioden. Nav kan ikke starte behandlingen av søknaden før inntektsmeldingen er kommet.

Inntektsmeldingen skal sendes så snart arbeidsgiverperioden er over, og den må være korrekt utfylt. Arbeidsgiver skal blant annet oppgi:

• Arbeidstakers inntekt, slik den skal legges til grunn for sykepengeberegning.
• Arbeidsgiverperiodens datoer.
• Om arbeidsgiver forskutterer sykepenger etter arbeidsgiverperioden, og eventuelt krever refusjon.

Feil i inntektsmeldingen kan føre til forsinkelser eller feilutbetalinger, både for den ansatte og for arbeidsgiver. Det er derfor en viktig del av arbeidsgivers plikter å sørge for korrekt og rask innsending. Refusjon kan bare kreves for opptil tre måneder før måneden kravet settes fram, og aldri for mer enn 6G.

Refusjon, fritak og forsikring – økonomiske ordninger for arbeidsgiver

Noen arbeidsgivere kan få refusjon fra Nav for sykepengene de har betalt i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiveren betaler da som vanlig og får pengene tilbake – det er altså ikke et fritak fra å betale. Dette gjelder for eksempel ved:

• Langvarig eller kronisk sykdom hos den ansatte, som gir hyppige sykefravær. Vedtaket gjelder fra den dagen Nav mottok søknaden, og dekker da alt sykefravær uansett diagnose.
• Graviditet, der sykefraværet henger sammen med svangerskapet og tilrettelegging eller omplassering ikke er mulig.

Både arbeidsgiver og den ansatte kan søke om dette unntaket fra arbeidsgiverperioden etter folketrygdloven § 8-20.

I tillegg finnes det en ordning med forsikring mot sykepengeansvar for små bedrifter: Arbeidsgivere som året før betalte ut lønn for mindre enn 40 ganger grunnbeløpet, kan forsikre seg hos Nav (§ 8-21). Forsikringen dekker legedokumentert fravær utover tre kalenderdager. Slike ordninger kan redusere den økonomiske risikoen ved sykefravær, men de fritar ikke arbeidsgiver for plikten til å følge opp den sykmeldte eller til å betale ut sykepenger i første omgang.

Selv om dette først og fremst handler om arbeidsgivers rettigheter, henger det tett sammen med plikten til å betale sykepenger. Mange små arbeidsgivere undervurderer hvor hardt et lengre sykefravær kan slå økonomisk, og det kan derfor være lurt å kjenne til disse ordningene.

Dokumentasjon og rutiner – slik står du sterkere som arbeidsgiver

God dokumentasjon er en viktig del av arbeidsgivers plikter i arbeidsgiverperioden. Det handler om mer enn å «ha papirene i orden»: Målet er å sikre at både arbeidsgiver og ansatt har en felles forståelse av hva som er gjort. Arbeidsmiljøloven § 4-6 krever at arbeidsgiver kan dokumentere hvordan reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte er fulgt.

Som arbeidsgiver bør du:

• Føre oversikt over fraværsdager, og hva som er dokumentert med egenmelding og sykmelding.
• Notere kontakt med den sykmeldte – samtaler, avtaler og forslag til tilrettelegging.
• Lagre oppfølgingsplanen og oppdateringer av den på et sted der både leder og HR lett finner den.

Dette gir et godt grunnlag hvis Nav eller andre ber om dokumentasjon på oppfølgingen. Det gjør det også enklere å se hele forløpet i ettertid, både hvis sykefraværet blir langvarig og dersom det senere oppstår diskusjoner om oppfølgingsarbeidet.

Konsekvenser ved brudd på pliktene

Arbeidsgivers plikter i arbeidsgiverperioden er ikke «anbefalinger». Manglende utbetaling av sykepenger kan utløse krav fra den ansatte: Betaler ikke arbeidsgiver det den skal, kan den ansatte be Nav om å utbetale sykepengene, og Nav krever da beløpet tilbake fra arbeidsgiver. Mangelfull oppfølging kan få betydning i saker om oppsigelse, arbeidsmiljø og tilsyn.

Ved alvorlig svikt i oppfølgingen kan Arbeidstilsynet reagere, og i enkelte tilfeller kan manglende tilrettelegging og oppfølging svekke arbeidsgivers standpunkt dersom det senere blir konflikt om arbeidsforholdet. Det er derfor både juridisk og praktisk fornuftig å ta pliktene på alvor.

Samtidig er god oppfølging som regel den beste måten å redusere sykefravær på. Rask kontakt, reell vilje til tilrettelegging og tydelige rutiner for sykefravær gjør arbeidsgiverperioden mer oversiktlig for begge parter, og legger et bedre grunnlag for at den ansatte kan komme trygt tilbake i jobb.